Cómo reembolsar y deducir gastos de home office

¿El home office te está dejando en la quiebra? Aquí te damos la estrategia ideal para reembolsar los gastos que haces mientras trabajas en casa. Y si eres empresario, estas estrategias te ayudarán a deducir los gastos mientras tus empleados hacen home office.

El distanciamiento social causado por la contingencia sanitaria por Covid-19 irrumpió en los procesos administrativos y de trabajo de las empresas. Como empleados y empresarios, hemos tenido que adaptarnos a la nueva normalidad aún sin tener las suficientes herramientas o experiencia con el home office. En ese sentido, algunas de las preguntas que hemos visto con más frecuencia en foros y redes sociales en este tiempo de contingencia, han sido ¿cómo recuperar los gastos que implica hacer home office? Y ¿cómo deducir los reembolsos de gastos para empleados que trabajan desde casa?

Para quienes trabajan de manera independiente o como freelance desde antes del coronavirus Covid-19, este tema puede ser algo que ya dominan, por lo que vamos a ver brevemente cuáles son las deducciones autorizadas para ellos pero luego nos enfocaremos en como lo pueden implementar quienes han transicionando de trabajar en oficina como empleado permanente (asalariado) a trabajar en casa de la noche a la mañana.

Trabajadores independientes o freelance.

Son quienes están dados de alta en el SAT como persona física con actividad empresarial y ellos mismos cumplen con sus obligaciones fiscales.

Las deducciones autorizadas dependen de cada profesión, sin embargo existen algunas deducciones genéricas para independientes como lo son:

• Compra de mercancía
• Gastos en General
  • Servicios de agua, luz, teléfono
  • Renta de oficina
  • Papelería y artículos de oficina
  • Otros gastos indispensables para realizar sus actividades profesionales
• Viáticos
• Inversiones
  • Equipo de cómputo
  • impresoras
  • celulares
  • Dispositivos electrónicos
  • Equipo de oficina
  • Construcciones
  • Equipo de transporte
• Gasolina y autopartes
• Cuotas de seguros

En general los trabajadores remotos independientes pueden acceder a una mayor cantidad de deducciones, y esto facilita mucho su interacción con la empresa con la que trabaja ya que todos los gastos corren por cuenta del trabajador independiente y la empresa sólo recibe una factura por los servicios prestados.

Trabajadores bajo el esquema de sueldos asimilados a salarios.

Se trata de un régimen fiscal para Personas Físicas que deciden prestar sus servicios profesionales a empresas o a otra Persona Física, de manera esporádica, temporal o remota pero sin ser empleados directos de la compañía.

Si eres trabajador independiente bajo este esquema de sueldos asimilados a salarios y laboras preponderantemente para una sola empresa, la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) da la opción de que la empresa a la que prestas tus servicios haga por ti el pago de impuestos como si fueras su trabajador, pero ¡ojo! Eso no quiere decir que vayas a tener los mismos beneficios de un empleado directo de la empresa (asalariado): como aguinaldo, seguro social e Infonavit.

Bajo este esquema, las deducciones a las que se puede tener acceso son diferentes a las de un trabajador independiente. Estas pueden ser:

• Salud
  • Honorarios médicos, dentales y por servicios profesionales en materia de psicología y nutrición
• Educación
  • Colegiaturas en instituciones educativas privadas con validez oficial de estudios. Desde nivel preescolar hasta bachillerato o equivalente.
• Otros
  • Gastos funerarios
  • Intereses por créditos hipotecarios
  • Donativos
  • Aportaciones complementarias al Afore

En ninguno de los dos esquemas anteriores, los trabajadores pueden ser considerados empleados, para que exista una relación laboral formal, los empleados deben de estar dados de alta en el IMSS y se les debe de pagar por medio de un recibo de nómina timbrado de manera oficial.

Ahora hablemos de los trabajadores que han sido contratados por una empresa de manera directa y permanente pero que ahora, por la necesidad de trabajar desde casa, están recurriendo a gastos que normalmente no harían o que los servicios que tienen contratados no solo están siendo destinados al uso personal, sino al desarrollo de sus actividades laborales.

Hay dos maneras en que las empresas pueden erogar y deducir de manera total o parcial estos gastos para no perjudicar el salario íntegro de los trabajadores y que continúen realizando sus actividades laborales desde casa

1. Gastos por cuenta de terceros
2. Viáticos o gastos de viaje

Gastos por cuenta de terceros.

Esto ocurre cuando la empresa encomienda a un empleado para efectuar un gasto para la compra de bienes o servicios (excepto tratándose de contribuciones, viáticos o gastos de viaje).

Si tu como empresa le vas a dar dinero a un empleado para que realice un pago a tu nombre, siempre y cuando no sean contribuciones ni viáticos, la forma correcta de proporcionar el dinero es mediante un cheque o traspaso.

Para este esquema de “gasto por cuenta de terceros” existen dos escenarios válidos en la Resolución Miscelánea Fiscal para 2020 (RMF 2020 Regla 2.7.1.13):

Escenario 1: Reembolso

Cuando el empleado hace los pagos y después se le reintegran. (reembolso). En esta situación, el empleado puede solicitar a la compañía el reembolso de los gastos realizados para poder continuar sus labores desde casa. Estos pueden incluir: servicio de internet y telefonía, compra de equipo de cómputo y artículos de oficina, gastos excedentes de luz, entre otros.  

Pasos a seguir

Empleado

1. El empleado solicita la factura (CFDI) con el RFC de la empresa
2. Paga por cuenta de la empresa con sus propios fondos
3. No deduce ni acredita el importe pagado en su declaración fiscal

Proveedor

1. Recibe el pago del importe por parte del empleado
2. Expide el CFDI a nombre de la empresa

Empresa

1. Reembolsa el importe al empleado con cheque nominativo a favor del empleado o por medio de traspaso a su cuenta bancaria incluyendo el IVA expedido por el proveedor.
2. Recibe comprobante de la compra o CFDI con su RFC
3. Deduce y acredita IVA

Escenario 2: Anticipo

Cuando la empresa te da el dinero de manera anticipada al gasto (anticipo). En el mayor de los casos, como empleado, deberás realizar una cotización a la compañía para que autorice la compra. La compañía entonces puede decidir anticipar el importe y transferir los fondos al empleado para que realice la compra.

Pasos a seguir

Empresa

1. Entrega el recurso al empleado vía cheque nominativo o traspaso entre cuentas (antes de que se realice el pago al proveedor)

Empleado

1. Deberá identificar el ingreso en una cuenta contable independiente y dedicada a este fin (quien recibe el anticipo en este escenario es alguien que lleva una contabilidad de manera formal).
2. Solicita el CFDI con el RFC de la empresa y lo entrega como comprobante
3. No deduce ni acredita el importe pagado
4. Si existe un remanente, se deberá reintegrar a la empresa de la misma forma en la que fue proporcionado el recurso (mediante cheque nominativo o transferencia).

Proveedor

1. Recibe el importe por parte del empleado
2. Expide el CFDI a nombre de la empresa
3. Acumula y traslada el IVA

Viáticos o gastos de viaje.

Con este esquema, las empresas pueden otorgar recursos adicionales para la realización de actividades laborales cuando el empleado está trabajando fuera de las oficinas de la compañía, sobre todo cuando es de manera temporal.

Los viáticos son considerados deducibles siempre y cuando sean destinados a:

• Hospedaje
• Alimentos
• Transporte
• Uso temporal de automóviles
• Pago de kilometrage
• Gasolina

Si un gasto se encuentra fuera de estas coberturas y requiere ser reembolsado, tendrá que hacerse mediante el esquema de “gastos por cuenta de terceros”.

Los requisitos para el esquema de reembolso por viáticos son:

1. Que los gastos se realicen fuera de un radio de 50 km de la empresa
2. Deben estar respaldados por un comprobante (CFDI)
   1. Podrán no presentar comprobantes fiscales hasta por un 20% del total de viáticos en cada ocasión, cuando no existan servicios para emitir facturas.
3. Tiene que haber una relación de trabajo formal o prestación de servicios profesionales con la empresa.

Límites de gasto para deducir en viajes por persona

*Por concepto de mecánico y gasolina

Recomendaciones

Para facilitar la comprobación de los gastos ante el SAT lo más práctico es otorgar a los empleados tarjetas corporativas.

Si eres empleado y vas a realizar cualquier gasto para realizar tus actividades laborales, consulta con tu empresa si es posible reembolsar esos gastos y cómo puedes ayudar para que sean deducibles.

Si tienes dudas sobre este tema o cualquier otro, déjanos un comentario y haremos todo lo posible para responderte.

Marco legal
Ley de ISR Art. 18 (Personas Morales)
Ley de ISR Art. 90 (Personas Físicas)
RMF 2020 Regla 2.7.1.13 (Reembolsos y Anticipos)
Ley de ISR Art. 28 Fracc. V (Viáticos)
Ley de ISR Art. 152 (Viáticos sin comprobantes)

Vacantes Recientes

Senior

Business Analyst

Remoto

7-9 años de experiencia

SQL

None

None

None

None

None

Intermediate

Operations Specialist

Remoto

4-6 años de experiencia

SQL

None

None

None

None

None

Senior

Quality Manager

Remoto

7-9 años de experiencia

None

None

None

None

None

None

Senior

Senior Platform Engineer

Guadalajara, México

Híbrido

7-9 años de experiencia

Python

Ansible

Linux

None

None

None