El trabajo remoto o home office llegó para quedarse. Algunos comenzaron a adoptarlo por elección, pero ahora muchos lo están adoptando por necesidad; el coronavirus COVID-19 nos ha obligado a cambiar la forma en que hacemos las cosas, y como trabajamos es una de ellas.
Durante los últimos 5 años, CodersLink ha sido un equipo 100% dedicado a trabajar de forma remota. Todos en la empresa trabajan desde casa.
Durante ese mismo tiempo, hemos ayudado a las empresas de todo el mundo a establecer y construir equipos especializados en tecnología que trabajan remoto desde México.
Hemos aprendido mucho sobre cómo construir equipos de trabajo remoto que funcionan sin poner en peligro la capacidad operativa de las empresas.
Hoy queremos compartir contigo nuestras 8 lecciones más valiosas de trabajo remoto:
Líder y Gerente: Estructura una dirección clara de la empresa y mide meticulosamente los KPI
Todos en la empresa deben tener CLARO a dónde van y qué papel juega cada uno para llegar allí.
Define y mide los KPI que evaluarán los avances de las actividades que se realicen.
Medir el desempeño con KPI es una mejor alternativa que medir horas trabajando cuando se hace Home Office.
Cómo lo empleamos:
Utilizamos un sistema transformado de OKR con los principios de la Metodología Ágil de SCRUM. Utilizamos OKR para establecer el objetivo y el sistema Agile para asegurarnos de llegar allí.
Esta es nuestra receta secreta:
- OKR trimestrales: Todos participan en la creación de los objetivos y metas.
- Planes mensuales con estrategias y KPI específicos y medibles.
- Sprints semanales con check-ins los miércoles.
- Algunos equipos, como Ventas y Operaciones, tienen KPI diarios y stand ups diarios.
Herramienta que utilizamos:
- Zoho Projects
- Google Sheets
Cómo puedes hacerlo:
- Agrupa los objetivos de tu equipo o empresa.
- Diseña cómo medir los logros de todos los que participan.
- Compártelo con tu equipo de manera clara
- Revisa y mide diariamente los resultados hasta que estés cómodo para hacer el cambio a mediciones semanales.
Individualmente: Ten una lista diaria de tareas pendientes, basada en tu plan semanal.
Ésta se explica por sí misma. Divide tus metas semanales en metas diarias.
Probablemente te comprometas a más de lo que puedes hacer al principio ¡no te preocupes! A medida que continúes acostumbrándote al home office, aprenderás lo que puedes realmente lograr en un día.
Cómo lo hago:
- En nuestro equipo muchos usamos Trello, en lo personal me funciona para organizar mis tareas en 5 columnas:
- Esta semana – Lo que estoy trabajando esta semana
- En progreso – Hoy – Lo que estoy haciendo hoy
- Delegado o Revisión – Tareas que están esperando el aporte de alguien o requiere la finalización de la tarea de alguien.
- Bloqueado – Tarea que está atascada
- Hecho – Lo que completé.
- Cada semana creo tickets con mis actividades del Plan Mensual y los uso para mantenerme enfocado.
- Aquí hay un enlace al tablero de Trello donde puedes copiar esta estructura
Herramientas que utilizamos:
- Trello
- Zoho Projects
- To-doistestablezca
Cómo puedes hacerlo:
- Organiza tus prioridades y tareas a primera hora de la mañana.
- Asegura de dejar una o dos horas para situaciones inesperadas.
- Agregalas a tu calendario para que pueda programar sus actividades y evitar distracciones (hablo sobre esto más adelante).
El Home Office requiere un espacio designado, Internet confiable y las herramientas adecuadas
Elige un espacio adecuado para trabajar, que sea tranquilo y donde no te distraigas fácilmente.
Si puedes, no elijas tu habitación como estación de trabajo. Se recomienda tener diferentes espacios para trabajar y dormir (hablo sobre esto más adelante).
Usa auriculares con micrófono para videollamadas. Están hechos para que tu voz tenga prioridad sobre el ruido de fondo. Los AirPods y otros auriculares similares captan el ruido de tu entorno.
Consigue un monitor, teclado y mouse. Una pantalla de computadora portátil puede ser bastante pequeña si estás acostumbrado a trabajar con monitores de pantalla completa, puede reducirse tu productividad.
Una buena silla. Consigue una silla cómoda. Tu espalda me lo agradecerá más tarde. También hay muchos accesorios que puedes instalar en tu silla si no tienes ganas de comprar una, como un cojín de soporte lumbar.
This is my actual home office setup!
Comunícate con tu equipo a menudo y a través de diferentes canales. No tengas miedo de usar nuevas herramientas.
Comunícate lo más que puedas. No tenga miedo de preguntar una y otra vez si el punto está claro o si la otra parte necesita más explicaciones.
Recuerda que la comunicación remota carece de lenguaje corporal, lo que puede conducir a malentendidos. Siempre supón que todo lo que se comunica es con las mejores intenciones.
Usa herramientas de chat para trabajo, herramientas de calendario y herramientas de videoconferencia. Actualiza los status en esas herramientas para mantener informado a tu equipo.
Cómo lo empleamos:
- En Slack nuestra empresa se divide en: un canal de empresa, canales de equipo y canales de acción específicos. Aquí utilizamos los estados para que otras personas sepan que estamos ocupados, en vacaciones o enfermos.
- Usamos el Calendario de Google para programar reuniones y realizar un timeboxing de nuestras actividades: básicamente agregamos ‘eventos’ a nuestro calendario donde queremos bloquear el tiempo para trabajar en una tarea y dejar espacios en blanco donde se pueden programar las reuniones. El calendario de todos está abierto al resto del equipo por transparencia. Esto ayuda cuando la gente intenta programar reuniones entre compañeros de equipo o con líderes de equipo, evita distraer al otro o enviar spam a su Slack.
- Integraciones! Usa las integraciones a tu favor. Por ejemplo, nosotros integramos Slack y Google Calendar para que los estados de Slack se actualicen automáticamente cuando estamos en una reunión.
- Usamos Zoom para videoconferencias y enviamos el enlace de la conferencia en la invitación del calendario.
- En nuestras reuniones también enviamos una agenda de lo que se cubrirá en la reunión. El que convocó a la reunión también debe enviar notas y actividades pendientes al final de la reunión.
Herramientas que utilizamos:
Cómo puedes hacerlo:
- Habla con tu equipo sobre las políticas de chat, videoconferencia y calendario.
- Intenta hacer un timeboxing de tus actividades para evitar distracciones.
- Establece tu estado de ocupado en el chat y cierra la ventana: algunas personas no pueden evitar distraerse cuando llega una notificación.
Usa una VPN cuando sea posible
Una VPN es una red privada virtual, básicamente te brinda una capa adicional de protección contra los ataques digitales u ojos curiosos. Al usarla tu conexión será segura y anónima.
No es necesario cuando haces home office usando el WiFi de tu casa, ya que supuestamente son privados y seguros. Sin embargo, si estás compartiendo una conexión WiFi o deseas agregar una capa adicional de seguridad al conectarte a los archivos de la oficina, te recomendamos usar una VPN.
Herramientas que utilizamos:
Establece límites de trabajo
Establece una hora de inicio y finalización para tus actividades, incluidas las horas de almuerzo. Concéntrate al 100% en su trabajo durante esos momentos, sin atender tareas domésticas tal como lo harías si no estuvieras en casa.
Si es necesario, habla con las personas con las que compartes tu casa sobre tus horas de trabajo y establezca una política de no interrupciones.
Como mencionamos anteriormente, establece metas diarias que quieras alcanzar. Si las logras antes de que termine el día, ¡felicidades, puedes irte a casa temprano! … o mejor dicho, irte temprano a la sala a ver Netflix.
¡No dejes las pláticas de pasillo!
Hay muchas personas que dicen que el trabajo remoto carece de charlas casuales o de conversaciones triviales antes de que comience una reunión. No tiene que ser así.
Agrega rituales para incentivar las charlas no relacionadas con el trabajo. Invita a tu departamento o a todo tu equipo a formar parte de ellos.
Cómo los empleamos:
No hay una práctica establecida en nuestra empresa, pero tenemos una variedad de cosas que hacemos:
- Día de preguntas el miércoles, todos los miércoles enviamos una pregunta divertida que nos hace conocernos mejor.
- Club de libros / documentales los viernes: elegimos un libro o documental para revisar durante la semana y hablar el viernes.
Aprende a conocer los picos de productividad de tu cuerpo y toma descansos mentales.
Es muy importante evitar la fatiga extrema cuando haces home office. Es fácil seguir trabajando sin parar y olvidarse que es hora de desconectarse. Dale un descanso a tu mente y cuerpo de vez en cuando.
Analiza tu cuerpo para encontrar picos de productividad durante su día. ¿Eres más creativo durante las mañanas? ¿Prefieres hacer tareas administrativas primero? Comienza a notar patrones para optimizar tu día.
Cómo me mantengo al tanto de mi salud mental:
- Me tomo de 5-10 minutos para estirarme o caminar por mi casa cada hora y media o después de completar una tarea. Me ayuda a volver a conectar y evitar el agotamiento o la postergación.
- Presto mucha atención a mis picos de creatividad y productividad. He aprendido a no luchar contra las necesidades de mi cuerpo:
- Sé que mi pico creativo y el mejor momento para investigar o escribir en profundidad es durante mis mañanas. Así que programo mis actividades de esa manera.
- También sé prefiero las reuniones durante las tardes.
- Otras veces descubro que mi energía está disminuyendo y que no puedo concentrarme después de 5-10 minutos cuando estoy haciendo algo creativo. Cuando eso sucede, lo identifico y rápidamente cambio mi tarea a algo más administrativo que requiere menos creatividad. Me ayuda a volver a la productividad máxima.
Cómo puedes hacerlo:
- Comienza por monitorear tus actividades diarias; si estás usando tu calendario para cronometrar tus actividades, esta parte será más fácil.
- Identifica después de que termines tu día cómo te sentiste durante el día y durante cada tarea, probablemente identificarás momentos de poca productividad o procrastinación. Tenlos en cuenta para el día siguiente.
- Cuando estés en una caída de la productividad o procrastinación, intenta cambiar entre tareas y ve si eso te hace mejorar. Ten en cuenta lo que funciona y lo que no.
- ¡Enjuaga y repite!
En resumen
El home office puede conducir a resultados increíbles, tanto para empresas como para empleados. Se trata de centrarse en los resultados y no en la presencia de alguien. Debes adaptar una dinámica diferente y pensar las cosas de una manera diferente, pero dominarlas no es tan difícil como parece.
Esperamos que hayas encontrado útiles estos consejos y si tienes otras prácticas que te gustaría compartir o alguna pregunta, ¡déjalas en los comentarios de aquí abajo!
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