Es inevitable tener juntas cuando se trabaja en equipo, pero el abuso de estas puede ser perjudicial para la productividad de los trabajadores. Todos hemos tenido que aguantar esas eternas reuniones que al final pudieron haberse resuelto con un correo. Veamos cómo podemos hacer que nuestras juntas cumplan su función y no se conviertan en el coco de la oficina.
Antes de la junta.
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Hazte las preguntas correctas
¿Es necesario organizar una junta? ¿Puedo resolverlo de otra manera? Enviando un mail, por videoconferencia o llamada. Asegúrate que la junta sea la manera más eficaz de resolver el asunto a tratar.
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Elabora una minuta
Elabora una lista de los temas a tratar y define el objetivo de la reunión. De esa manera evitarás dejar fuera temas importantes por error y se reduce el riesgo de que la junta se alargue por tratar temas diferentes al objetivo.
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Informa a los asistentes
Define primero quiénes son esenciales en la reunión, rara vez es necesario que asistan todos a una junta. Una herramienta que te ayudará es la regla de las 2 pizzas, de Jeff Bezos, fundador de Amazon. Dice que tu número de asistentes no debe de exceder al número de personas que pueden alimentarse con dos pizzas (tristemente no dice que sea necesario llevar la pizza).
Dales a saber cuál es el objetivo de la junta para que tengan oportunidad de prepararse, así como los datos básicos de fecha, hora y lugar. Puede ser por medio de un correo o una invitación de calendario.
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Establece tiempos de participación
Define la cantidad de tiempo que es razonable para que cada participante exprese su opinión o sus ideas, así todos tendrán oportunidad de hablar. Es importante que les hagas saber esto a los participantes, ya que al saber su limitante buscarán ser más concisos y prudentes al hablar.
Durante la junta.
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Comienza y termina puntual
Es importante respetar los tiempos previstos para la junta, de lo contrario se puede alargar innecesariamente. Empezar y terminar puntual le dirá a los asistentes que respetas y valoras su tiempo. Si alguien llega después, es importante que no se regresen al principio para ponerlo al corriente ya que se pierde el foco de lo que se hablaba y la persona aprenderá la importancia de la puntualidad.
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Nombra un moderador
Es la persona que se encargará de que todos cumplan con su tiempo de participación, todos deben estar informados y de acuerdo al respecto para evitar malos entendidos. El moderador será el único que pueda interrumpir al momento en el que se termine el tiempo de un participante. Algo así como en los debates presidenciales.
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Asesora cada problema
Si alguien se sale de tema en su participación es importante que el moderador se lo haga saber, pero deben también hacerle saber que puede expresar su inquietud por algún otro medio y será atendida. De esta manera hacemos sentir a las personas que son tomadas en cuenta y que su participación es bien recibida.
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Enfatiza las conclusiones
Es importante hacer un cierre y un recuento de las conclusiones a las que llegaron en la reunión, las acciones a tomar, las personas responsables de éstas y los plazos de tiempo. Es un mayor incentivo para cumplir sus tareas si saben que los compañeros están al tanto de los compromisos acordados por cada persona.
Recuerda hacer seguimiento a los compromisos de la junta, verificar que se cumplan en tiempo y forma.
Al seguir todas las recomendaciones que te damos podrás llevar reuniones con propósito, con asistentes interesados y evitarás los escalofríos cada que les llegue un correo con el asunto “Junta”.
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