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Transición al Home Office por COVID 19: Guía rápida para Empresas y Trabajadores

Transición al Home Office por COVID 19: Guía rápida para Empresas y Trabajadores

por Carlos A. Vázquez   |   April 7, 2020   |     8 min. de lectura
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Durante los últimos 5 años hemos hablado sobre la inminente llegada del trabajo remoto a nuestros ambientes de trabajo, pero nunca pensamos que en 2020 llegaría la necesidad de transicionar rápidamente al home office y todo a causa de una pandemia por coronavirus. Pero aquí estamos.

En CodersLink conocemos los retos que empleados y gerentes enfrentan durante el cambio al trabajo remoto, por eso en esta guía rápida para empresas y trabajadores abordaremos algunos puntos que facilitarán su transición al home office.

Trabajadores

Como individuos, hay varios pasos que podemos tomar para seguir siendo productivos, mantener las cosas en movimiento para nosotros y para nuestros negocios, y ayudar a todos los que nos rodean a mantener la cordura.

Define límites

Definir algunos límites físicos facilitará la transición al trabajo remoto para ti y tus compañeros de cuarto / familia. ¿A qué me refiero? Por ejemplo, limitar el lugar de trabajo solo para trabajar. Las áreas de entretenimiento, descanso y otras actividades es mejor dejarlas separadas del trabajo.

Para los que somos afortunados de tener oficinas en casa o espacios de trabajo dedicados, esto será más fácil.

Pero si no tienes una oficina dedicada, definir un lugar de trabajo será útil para establecer una rutina y crear espacio y separación para el trabajo. Si ese es un rincón del apartamento o dormitorio, o incluso la mesa de la cocina durante el día. Será importante definir el espacio para el trabajo, configurarlo para que pueda ser efectivo y lograr que todos participen.

Establecer el contexto correcto ayuda a que los hábitos prosperen. La concentración viene automáticamente cuando estás en tu escritorio de trabajo. La relajación es más fácil cuando estás en un espacio diseñado para eso. Y el sueño llega rápidamente cuando es lo único que sucede en la habitación.

Entonces, tus hábitos y comportamientos dependen de circunstancias predecibles y entornos contextualizados.

Organiza tu tiempo

Poner límites en tu tiempo también será crítico para un mejor desempeño. Trabajar de forma remota, especialmente si eres nuevo en esto, puede ser un gran cambio.

Es fácil perderse en las cosas que suceden en casa cuando estás allí todo el día, pero es igual de fácil dejar que el trabajo se filtre en la vida de tu hogar ya que ya no hay un límite espacial entre ambos.

Por lo tanto, establecer un horario para su tiempo “en la oficina” es tan importante como un horario para tus actividades personales y con tu familia.

¡Claro que puedes ser flexible! y probablemente tendrás que serlo muy a menudo, ya que también estás lidiando con muchas otras cosas (y durante la pandemia por coronavirus, hay una buena posibilidad de que tengas niños en casa y muchas cosas de las que preocuparte).

Mantener un buen horario asegurará que puedas continuar haciendo un trabajo importante y también mantener tu vida personal sin problemas.

¿Qué estás pensando?

Los límites mentales siempre serán los más difíciles trabajando en casa. Ya de por sí es bastante difícil definir los límites mentales entre el trabajo y la vida personal, ¿verdad?

Parece imposible no llevar el estrés del trabajo a casa cuando estás ahí todo el tiempo. Y lo mismo ocurre con llevar las preocupaciones del hogar al trabajo si están en el mismo lugar.

Crear espacios físicos y mentales será útil para obtener algo de espacio y separar una cosa de la otra.

Es un momento de muchos cambios ¡date tiempo y espacio para adaptarte! Toma descansos, da un paseo (con sana distancia) o haz alguna actividad que te ayude a despejar tu cabeza.

Crear una rutina también ayudará con esto.

Crea (o mantén) una rutina

Si estás cambiando al trabajo remoto, ya sea de forma temporal o permanente, crea o mantén tu rutina.

Con la experiencia que tengo trabajando desde casa, te puedo asegurar que los días más productivos que he tenido son en los que he mantenido mi rutina estándar para el trabajo. Eso significa prepararse como de costumbre, incluso vestirme como si fuera a salir al trabajo, y luego sentarme en mi escritorio y comenzar mi día de trabajo.

Si tienes una mascota, sacala a pasear y pretén que sales de casa hacia el trabajo, y cuando vengas de regreso, hazlo con la mente puesta en que estás llegando a la oficina ¡Es un ritual genial y a mi me funciona!

Vas a notar que cuando estás en la transición de aprender un nuevo hábito tu productividad puede bajar, pero a medida que mantengas la rutina, la productividad se va elevando.

Comunicate imparablemente

Damos por sentada la comunicación cuando estamos en una oficina. Siempre podemos aparecer en la oficina de nuestro colega cuando lo necesitamos o detenernos a charlar cuando nos vamos por un vaso con agua.

Pero cuando no estamos todos en el mismo espacio físico, eso se vuelve difícil, por lo que no podemos dar por sentada la comunicación.

Afortunadamente ya existen decenas de herramientas para comunicarnos y muchas están disponibles gratuitamente ¡Solo tenemos que usarlas!

Esto va a requerir un esfuerzo de todos en tu equipo, pero es posible. Una Sack para abrir una conversación rápida, o llama si crees que lo que tienes que decir es más fácil explicarlo por teléfono (Slack también tiene la función de llamar), y deberíamos hacer llamadas de Zoom frecuentemente para vernos la cara lo más posible.

También mantener a todo el equipo actualizado de lo que sucede es clave, y esto lo puedes hacer también en los grupos de chat de Slack.

La comunicación excesiva, especialmente en las primeras fases de la transición al trabajo remoto, es crítica. Es mejor que todos sientan que está ocurriendo demasiada comunicación que sentir que está sucediendo muy poca.

Enfócate y prioriza

Es común que nuestro trabajo esté lleno de tareas urgentes y que la mayoría de ellas sean de poca importancia pero que requieren toneladas de tiempo. Desde correos electrónicos hasta reuniones y tareas de poco valor.

A medida que te acostumbras al trabajo remoto, aún si es temporal, tómate el tiempo de evaluar seriamente las tareas que puedes hacer y tienen valor para alcanzar los objetivos del equipo y la empresa. Prioriza esas actividades y abordalas primero.

La realidad es que en este tiempo de contingencia por el coronavirus COVID-19, las empresas sufrirán a medida de que la economía cambie. Por lo tanto, todos debemos centrar nuestros esfuerzos en las tareas de mayor importancia y que podamos realizar, asegurándonos de que estamos aportando valor para el crecimiento de la empresa para la que trabajamos.

Se un mini-CEO, analiza y comparte con tu equipo lo que creas no esencial para cortarlo y poner el enfoque donde creas que lo vale.

Empresas

Ahora estamos frente a la necesidad de administrar equipos remotos, ya sea que estemos o no listos. Aunque habría sido preferible prevenirnos creando políticas de trabajo remoto y capacitación previo a la transición en tiempos de crisis u otras circunstancias que cambian rápidamente, este nivel de preparación no es factible.

Afortunadamente, hay pasos específicos basados en nuestra experiencia ayudando a cientos de empresas a transicionar al trabajo remoto sin mucho esfuerzo, incluso cuando hay poco tiempo para hacerlo.

Comunicación

La comunicación con tu equipo remoto será el mayor factor de éxito en todo esto. Comunica todo lo que sepas sobre los proyectos en curso, las expectativas, los cambios que ocurran y sobre todo se transparente para mantener la incertidumbre lejos de tu equipo.

Como líder o gerente, debes estar al tanto del progreso de tu equipo y esto no será tan fácil como en la oficina.

Requerirá un esfuerzo por parte de todos. Y como líder, tú estableces el estándar para el equipo. Por lo tanto, establezca buenas prácticas de comunicación desde el principio.

Mantén conversaciones regulares con todos los miembros de tu equipo en grupo e individualmente. No es necesario que sean largas ni exhaustivas, sólo asegúrate de mantenerte actualizado.

Deberás encontrar un equilibrio. No intentes administrar todos los aspectos del trabajo de su equipo, el micromanagement es una de las prácticas más dañinas del trabajo remoto.

Expectativas

Asegúrate de establecer expectativas claras con tu equipo. ¿Cuándo vas a tener reuniones? ¿En qué horario esperas que las personas estén disponibles? ¿Qué medios se usarán para la comunicación?

En nuestro equipo tenemos expectativas muy claras y sencillas sobre los procedimientos, videollamadas, agendas, grupos de chat, como entregar un reporte, y nos aseguramos de recordarlas constantemente.

En nuestra situación actual, debemos ser flexibles y comprensivos, por ejemplo en las videollamadas; no siempre será posible tener un cuarto privado para realizarlas y a veces habrá que lidiar con ruidos de otras personas en casa. Si tienes la expectativa de una videoconferencia libre de interrupciones, tal vez deberás entender que no siempre será posible.

Documentación

Documentar decisiones, procesos, reuniones, etc., será más importante que nunca. Si no has tenido la costumbre de documentar las cosas que pasan en la empresa, este será un gran cambio, pero será un buen cambio y un buen hábito.

Toma notas en las reuniones, puedes rotar la responsabilidad de hacer con tu equipo remoto, pero lo mejor es que lo hagas tú para tener una uniformidad y consolidar las decisiones y action-items que se están tomando en esa reunión.

Esto te ayudará a hacer un seguimiento en el futuro y que cualquier persona que no haya podido ser parte de la conversación pueda ponerse al día rápidamente.

Crear documentación del equipo es una clave importante. Con todos remotos, incluso por un período corto, hay menos capacidad para las interacciones regulares y, por lo tanto, es aún más importante escribir las normas del equipo, consejos útiles y otros datos útiles.

Por lo tanto, tenemos que comunicarnos más y escribir tanto como podamos para ayudar a los nuevos miembros de nuestro equipo a seguir aprendiendo sus roles.

Métricas

Con el caos que nos rodea a todos en este momento, sería un falso esperar que el rendimiento de los equipos y las organizaciones no se vea afectado. Como líderes, hay que reconocer que están sucediendo muchas cosas de las que podemos controlar. Entonces, la tarea es ayudar al equipo a hacer lo mejor que puedan.

Dicho esto, todos queremos que nuestras empresas tengan éxito. Como líderes, no es posible manejar cada aspecto de cada puesto. Si lo estabas haciendo así, eso no será suficiente en un mundo del trabajo remoto. Por lo tanto, debemos centrarnos en las métricas que más importan (KPIs).

Entonces, ¿cómo podemos asegurar que el equipo está entregando valor? Encuentra esas métricas, hazlas obvias y trabaja con tus equipos para alinear tus objetivos con ellos.

¡Spoiler Alert! Tus KPIs no serán horas trabajadas, líneas de código entregadas o correos electrónicos respondidos.

Una buena práctica es establecer algunas metas al comienzo de cada semana que se alineen con los objetivos mensuales y a su vez trimestrales. Luego, al inicio de la siguiente semana informar los resultados de esas metas. Recuerda que el progreso también es éxito.

Te hablaré más sobre métodos para medir el éxito de tu equipo en otro artículo, así que si no quieres perderte de la siguiente entrega ¡suscribete!

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